![[CEF] Initiation et vie chrétienne (IM075180002)](/media/uploads/857a10a670402856b3af5b66413622d2bfbab535.jpg)
Festival Santos 2026
Inscription
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Récapitulatif
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Ma commande
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Validation
4
Conditions générales de participation
Aux festivals et grands événements D’Eglise
Organisés par l’Union des associations diocésaines de France
Version 1 du 19/05/2026 22:10
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- PREAMBULE
1.1 L’Union des associations Diocésaines de France (ci-après le « UADF ») et organisatrice de festivals et grands évènements d’Eglise, met en vente directe par le biais de sa plateforme de billetterie VENIO (ci-après le « Plateforme VENIO ») des tickets d’entrée (ci-après « Titres d’accès ») pour les festivals et grands évènements d’Eglise qu’elle organise, ainsi que des produits dérivés (appelés ci-après « produits complémentaires »).
1.2 Avant toute transaction, le Participant reconnaît expressément avoir pris connaissance des présentes conditions générales de participation ainsi que des différents documents auxquels elles font référence, et les accepter sans réserve, dès lors qu'il clique sur le bouton "J'ai lu et j’accepte les conditions générales de vente".
1.3 Ces conditions générales de participation sont susceptibles de modifications sans préavis.
1.4 Ces présentes conditions générales de participation ne concernent que les ventes de Titres d’accès et de produits complémentaires permettant l’accès aux festivals et grands évènements d’Eglise qu’organise l’UADF. Les inscriptions aux Sessions, Évènements d’Eglise ou Pèlerinage sont soumises à leurs propres conditions générales de participation. Les ventes de Titres d’accès pour les évènements pour compte de tiers peuvent être soumises à leurs propres conditions de vente.
- MODALITÉS DE COMMANDE
2.1 Préalablement à toute commande de Titres d’accès, le Participant reconnaît expressément avoir pris connaissance des présentes conditions générales de participation, et les accepter sans réserve, en cochant la case « J'ai lu et j’accepte les conditions générales de vente » avant de valider sa commande.
- TITRES D’ACCES A L’EVENEMENT
3.1 Il est expressément précisé que les Titres d’accès sont réservés aux particuliers.
- PRIX ET NOMBRE DE BILLETS
4.1 Les prix des Titres d’accès (valeur faciale) sont exprimés en euros toutes taxes comprises.
4.2 Différents types de tarifs (le cas échéant soumis à conditions) peuvent être proposés suivant les festivals et grands évènements d’Eglise.
4.3 Certains types de Titres d’accès peuvent être proposés à la vente en quantité limitée.
4.4 L’UADF ne propose pas de tarif de groupe.
4.5 L’UADF se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment. Les Titres d’accès sont facturés sur la base des prix en vigueur au moment de l’enregistrement de la commande.
- DISPONIBILITÉ
5.1 Les réservations de Titres d’accès s’effectuent en temps réel sur la Plateforme VENIO.
5.2 Dans ce cadre, l’UADF vous informe en temps réel sur la disponibilité des Titres d’accès au moment de la confirmation de votre commande.
5.3 La page Ma commande vous permet de vérifier que les Titres d’accès qu’elle contient correspondent bien à votre souhait.
5.4 Vous disposez de 15 minutes à partir de la réservation des Titres d’accès pour valider votre panier, effectuer le paiement et ainsi confirmer votre achat. Au-delà du temps imparti, les Titres d’accès et les produits complémentaires sont automatiquement remis à la vente.
- PAIEMENT
6.1 Les Titres d’accès sont payables à la commande. Toutes les commandes, quelle que soit leur origine, sont payables en euros.
6.2 Le règlement des Titres d’accès s’effectue, impérativement en ligne, au moyen d’une carte bancaire.
6.3 Les cartes acceptées pour le paiement d’une commande sont les cartes des réseaux Carte Bleue / Visa et Eurocard / Mastercard / American Express.
6.4 La carte bancaire sera débitée de la valeur du montant total de la commande, dès la validation finale de celle-ci. Il est précisé que le débit de la carte bancaire est indépendant de l’impression effective des Titres d’accès.
6.5 Les données enregistrées par le système de paiement constituent la preuve des transactions financières.
6.6 Tout refus de paiement de la part de l’établissement bancaire de l’acheteur des Titres d’accès entrainera automatiquement une annulation de la commande.
6.7 Les Titres d’accès ne sont les propriétés de l’acheteur que lorsque les informations fournies lors de la commande et le paiement ont été validés.
- SÉCURISATION DES PAIEMENTS ET DONNÉES PERSONNELLES
7.1 Sécurisation des paiements
7.1.1 Les données échangées entre les utilisateurs et la Plateforme VENIO sont sécurisées par chiffrement HTTPS, certifié par tiers de confiance.
7.1.2 Le site de billetterie s'appuie pour le paiement sur la plateforme de paiement Lemonway, certifiée pour les paiements bancaires sur internet. Les données échangées entre les Plateformes VENIO et Lemonway sont sécurisées par authentification et chiffrement HTTPS.
7.1.3 Les données bancaires sont transmises à Lemonway et ne sont pas conservées par la Plateforme VENIO. Seul le résultat des transactions bancaires est conservé à des fins de preuve de paiement.
7.2 Données personnelles
7.2.1 Pour effectuer une commande de Titres d’accès ou de produits complémentaires sur la Plateforme VENIO, vous devez obligatoirement fournir un certain nombre de données personnelles. Ces données sont récoltées par l’UADF.
7.2.2 Les données sont conservées dans nos bases de données à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires, et pour nous permettre d’améliorer et personnaliser les services que nous vous proposons et les informations que nous vous adressons. Lorsque vous commandez des Titres d’accès, vous devez accepter les conditions générales d’utilisation du site et donnez ainsi votre accord pour que ces données soient conservées en mémoire informatique par l’UADF. Lors de la commande, vous êtes également invité à accepter ou non de recevoir par e-mail des informations ou des offres de la part de l’UADF et de ses partenaires.
7.2.3 En application de la loi du 6 janvier 1978 dite "Informatique et Libertés", modifiée aux termes de la loi du 6 août 2004, chaque utilisateur ayant déposé des informations nominatives le concernant sur la Plateforme VENIO dispose des droits d'opposition, d'accès et de rectification de ces données. Il peut demander à ce que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées les informations le concernant. Chaque Participant peut exercer ces droits en contactant l’UADF dans la rubrique "Nous contacter" du site ou par courrier postal à :
UADF - Service Sessions et évènements - 58 avenue de Breteuil - 75007 PARIS
- CONFIRMATION DE LA COMMANDE
8.1 Votre commande de Titres d’accès n’est définitive et n’engage l’UADF qu’à réception de, mentionnant le numéro de transaction, vous confirmant que la commande a bien été validée.
8.2 En l’absence de confirmation par courriel, merci de nous alerter en contactant l’UADF via la rubrique "Nous contacter" de la Plateforme VENIO ou par courriel à l’adresse [email protected] . Le service billetterie vous contactera dans les meilleurs délais.
- MISE A DISPOSITION DES TITRES D’ACCES – IMPRESSIONS DES TITRES D’ACCES (E-Billets)
9.1 Impression des Titres d’accès à domicile
9.1.1 Les Titres d’accès imprimables à domicile vous permettent d’imprimer vos Titres d’accès sur une imprimante ordinaire.
9.1.2 À la fin de votre commande en ligne, vos Titres d’accès vous seront adressés par courriel uniquement, sous format PDF. Vous êtes invité à imprimer vos Titres d’accès à domicile sur une imprimante ordinaire (jet d’encre ou laser) à partir d’un accès internet.
9.1.3 À chaque place achetée correspond un Titre d’accès. À chaque Titre d’accès correspond un PDF.
9.2 Validité des Titres d’accès
9.2.1 Pour être valides, vos Titres d’accès doivent être imprimés en mode portrait (vertical), sur une feuille A4 blanche, vierge recto et verso, sans modification de la taille d’impression.
9.2.2 Les Titres d’accès doivent disposer d’une bonne qualité d’impression. Les Titres d’accès partiellement imprimés, souillés, endommagés ou illisibles ne seront pas acceptés et considérés de ce fait comme non valables. En cas de mauvaise qualité d’impression, il appartient au Participant de réimprimer son ticket. L’UADF décline toute responsabilité pour les anomalies pouvant survenir pendant l’impression des Titres d’accès.
9.2.3 Il est toutefois précisé que votre Titre d’accès pourra être présenté sous forme dématérialisée (smartphone, ou écran - tablette numérique) sous réserve que l'écran ne soit pas endommagé et que le code barre ou le QR Code soit lisible.
9.2.4 En l’absence de présentation des Titres d’accès imprimés au contrôle, l’accès à la manifestation sera refusé sans que le Participant puisse prétendre à aucun dédommagement. La facture ou tout autre élément de commande (mail, copie d’écran…) sera également refusé.
9.3 Utilisation des Titres d’accès
9.3.1 Les Titres d’accès imprimables à domicile sont pourvus d’un code barre et d’un QR Code uniques permettant l’accès d’une seule personne à la manifestation. La validité des Titres d’accès est contrôlée à l’entrée de la manifestation à l’aide de lecteurs de code barre.
9.3.2 Il est interdit de reproduire, dupliquer ou contrefaire les Titres d’accès d'une quelconque manière, ou de le mettre à disposition à de telles fins. L’UADF peut refuser l’entrée de la manifestation lorsque plusieurs reproductions, copies ou imitations d’un Titre d’accès imprimable à domicile sont en circulation et qu’un accès à la manifestation a déjà été concédé préalablement au détenteur d’une impression, d’une reproduction, d’une copie ou d’une imitation du ticket imprimable à domicile correspondant. Il est impossible d'être admis à l'entrée plusieurs fois avec le même Titre d’accès (sauf catégorie spécifique de Titres d’accès).
9.3.3 Sauf indication particulière pour certains types de Titres d’accès, l’UADF n’est pas obligé de procéder à une vérification de l’identité de la personne présentant le Titre d’accès imprimable à domicile afin de vérifier qu’il s’agit bien de l’acheteur du Titre d’accès, ni de vérifier l’authenticité du ticket imprimable à domicile ; la première personne à présenter le Titre d’accès est présumée être le porteur légitime de celui-ci et sera admise à entrer. Si le détenteur d’un Titre d’accès imprimable à domicile est refusé pour cette raison lors d’un contrôle d’accès, il n’existe aucun droit à remboursement du prix acquitté.
9.3.4 En conséquence, l’UADF peut refuser l’entrée lorsque plusieurs impressions, reproductions, copies ou imitations d'un Titre d’accès imprimable à domicile sont en circulation et qu’un accès à la manifestation a déjà été concédé préalablement au détenteur d’une impression, d’une reproduction, d'une copie ou d'une imitation du Titre d’accès imprimable à domicile correspondant
9.3.5 L’UADF décline toute responsabilité concernant les anomalies pouvant survenir en cours de commande, de traitement ou d’impression du Titre d’accès imprimable à domicile.
9.3.6 En cas de perte, vol ou utilisation illicite du Titre d’accès imprimable à domicile, il ne sera remis au Participant aucun duplicata ou certificat de quelque nature que ce soit, autre que le seul Titre d’accès initial imprimable par le Participant.
- CONDITIONS D'ACCES A LA MANIFESTATION
10.1 Le Participant peut être amené à subir une palpation de sécurité à l’entrée du lieu de la manifestation et une inspection visuelle de ces bagages à main. Les objets interdits par le Règlement intérieur du lieu seront consignés, saisis ou refusés.
10.2 L’accès pourra être refusé à toute personne refusant de se soumettre aux mesures de sûreté et/ou aux mesures sanitaires éventuellement mise en œuvre.
10.3 Les Participants sont avertis qu’en cas de tournage d’un film ou de retransmission à la télévision de la manifestation leur image serait susceptible d’y figurer.
10.4 Le détenteur du Titre d’accès assiste sous sa propre responsabilité à la manifestation à laquelle le Titre d’accès donne accès. Toute sortie est définitive (sauf catégorie spécifique de Titres d’accès).
- PRODUITS COMPLEMENTAIRES
11.1 Prix et nombre des produits complémentaires
11.1.1 Les prix des produits complémentaires sont indiqués en euros toutes taxes comprises, frais de gestion inclus.
11.1.2 Certains types de produits complémentaires sont proposés à la vente en quantité limitée.
11.1.3 Toutes les commandes, quelle que soit leur origine, sont payables en euros.
11.1.4 L’UADF se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment.
11.2 Disponibilité
11.2.1 Les réservations de produits complémentaires s’effectuent en temps réel sur la Plateforme VENIO.
11.2.2 Dans ce cadre, l’UADF vous informe en temps réel sur la disponibilité des produits complémentaires au moment de la confirmation de votre commande.
11.2.3 La page "Ma commande" vous permet de vérifier que les produits complémentaires qu’il contient correspondent bien à votre souhait.
11.2.4 Vous disposez de 15 minutes à partir de la réservation des produits complémentaires pour valider votre panier, effectuer le paiement et ainsi confirmer votre commande. Au-delà du temps imparti, les produits complémentaires sont automatiquement remis à la vente.
11.2.5 Une fois arrivé au lieu de la manifestation, les commandes sont à récupérer selon les modalités exprimées dans le courriel de confirmation de commande. Aucun remboursement ni aucun envoi postal ne pourra être effectué après la manifestation.
11.3 Paiement
11.3.1 Le paiement ne peut s’effectuer qu’en euros et par carte bancaire (CB, VISA ou Mastercard).
11.3.2 Tout refus de paiement de la part de l’établissement bancaire de l’acheteur des produits complémentaires entrainera automatiquement une annulation de la commande.
11.3.3 Votre carte bancaire est débitée de la valeur du montant des produits complémentaires, toutes taxes comprises, frais de gestion inclus, dès la validation finale de la commande.
11.3.4 Le débit de la carte bancaire est indépendant de l’impression effective des tickets et bons de commande. En tout état de cause, les produits complémentaires sont réglés même si vous omettez de les imprimer.
11.3.5 Les produits complémentaires ne sont les propriétés du Participant que lorsque les informations fournies lors de la commande et le paiement ont été validés.
11.4 Preuve des transactions
11.4.1 Sauf preuve contraire, les données enregistrées par l’UADF constituent la preuve de l'ensemble des transactions passées entre l’UADF et ses Participants.
11.4.2 Les données enregistrées par le système de paiement constituent la preuve des transactions financières.
11.5 Confirmation de la commande
11.5.1 Votre commande de produits complémentaires n’est définitive et n’engage l’UADF qu’à réception du courriel, mentionnant le numéro de transaction, vous confirmant que la commande a bien été validée.
11.5.2 En l’absence de confirmation par courriel, merci de nous alerter en contactant l’UADF via la rubrique "Nous contacter" de la Plateforme VENIO ou par courriel à l’adresse : [email protected] . Le service Sessions & Evenements vous contactera dans les meilleurs délais.
- ANNULATION, REMBOURSEMENT, UTILISATION
12.1 Conformément à l’article L221-28 du Code de la Consommation, les tickets et titres d’accès aux foires et salons ne font pas l’objet d’un droit de rétractation.
12.2 Un Titre d’accès ne peut être ni remboursé, même en cas de perte ou de vol, ni repris, ni échangé, sauf en cas d’annulation de la manifestation et de décision par l’UADF du remboursement des Titres d’accès. Le cas échéant, le remboursement du paiement des manifestations annulées s’effectue automatiquement vis-à-vis de l’acheteur de Titres d’accès au moyen d’un crédit sur la carte bancaire indiquée lors du processus de commande. Le droit au remboursement revient exclusivement à l’acheteur de Titres d’accès qui est porté sur le Titre d’accès imprimable à domicile et n’est pas transmissible.
12.3 Un Titre d’accès ne peut également être revendu. La vente à la sauvette de Titres d’accès sur le domaine public, dans un lieu privé ou sur internet, est un délit pénal passible d’interpellation et d’arrestation par les forces de police, puni de 15.000 € d’amende (articles 313-6-2, 446-1 et suivants du Code pénal).
12.4 À l’annonce de l’annulation ou d’une modification de date ou d’horaire d’une manifestation pour laquelle vous avez acheté des Titres d’accès, vous acceptez que l’UADF puisse utiliser les coordonnées que vous avez saisies lors de l’achat en ligne pour vous tenir informé de la marche à suivre.
12.5 En cas d’annulation de la manifestation par l’UADF pour survenance d’un cas de force majeure tel que défini à l’article 1218 du Code Civil, l’UADF en avisera sans délai les Participants. Dans une telle hypothèse, il n'y aura lieu à aucun dommages - intérêts et les sommes perçues par l’UADF seront restituées au Participant.
- SUIVI DE COMMANDE
13.1 Pour toute information ou question, le Participant est invité à contacter l’UADF par courriel à l’adresse [email protected]
- LIENS EXTERNES
14.1 Notre Plateforme VENIO peut donner accès à des sites partenaires, par des liens hypertextes ou par l’intégration sur notre Plateforme VENIO de contenus de ces sites partenaires. L’UADF décline toute responsabilité concernant leur contenu, leur légalité et fonctionnement et ne peut être tenu responsable de l’usage qui pourra en être fait par les utilisateurs.
14.2 Des tiers sont autorisés à créer des liens hypertextes vers la Plateforme VENIO sans autorisation préalable de l’UADF. Cette dernière ne peut toutefois en aucun cas être tenue responsable du contenu des sites édités par des tiers présentant des liens hypertextes vers la Plateforme VENIO.
- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
15.1 Tous les éléments, textes, logos, images, éléments sonores, logiciels et icônes contenus dans la Plateforme VENIO à partir duquel est réalisée la commande en ligne de Titres d’accès sur ledit site sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle pour le monde entier.
15.2 Toute utilisation de la Plateforme VENIO et de son contenu à des fins autres que privées est interdite. En conséquence, il est interdit de modifier, représenter ou reproduire totalement ou partiellement le site et son contenu et ce quel qu’en soit le support et le procédé utilisé.
- DROIT APPLICABLE - LITIGES
16.1 Les ventes de Titres d’accès visées aux présentes sont soumises à la loi française.
16.2 En cas de litige, les tribunaux français sont seuls compétents.
CONDITIONS PARTICULIÈRES DE VENTE POUR LES Titres d’accès DITS catégorie spécifique
- PRÉAMBULE
A.1 Dans le cadre de certaines manifestations, l’UADF peut proposer des Titres d’accès à plus-values donnant accès à la manifestation et à des avantages présentés sur la Plateforme VENIO concerné.
- PRIX ET NOMBRE DES TICKETS
B.1 Plusieurs types de Titres d’accès Spécifiques sont proposés à la vente. Les avantages liés à chacun des types de Titres d’accès Spécifiques ainsi que leurs tarifs sont détaillés sur la Plateforme VENIO.
B.2 Les Titres d’accès Spécifiques sont en quantité limitée, en fonction du type de Titres d’accès.
B.3 Les Titres d’accès Spécifiques sont nominatifs et strictement personnels, chaque personne ne pouvant commander qu’un seul Titre d’accès Spécifique en son nom, tous types de Titres d’accès Spécifiques confondus.
- CONDITIONS D’INSCRIPTION
C.1 L’inscription sur le formulaire de réservation des Titres d’accès Spécifiques doit être complète, et les informations renseignées valides. La photo du détenteur peut-être demandée et correspondre aux critères définis dans l’arrêté du 5 février 2009 relatif à la production de photographies d'identité. Toute information ou photo non valide sera refusée par l’administrateur. L’acheteur du Titre d’accès Spécifique recevra alors un courriel lui indiquant les éléments à modifier. Cette modification devra être effectuée dans un délai maximum de 48 heures. Passé ce délai, la commande sera annulée et le paiement non encaissé. La demande d’inscription devra alors être renouvelée et sera traitée selon la disponibilité des places.
C.2 La validation de la réservation est envoyée par courriel dans un délai de 3 jours ouvrables après l’inscription sur le formulaire.
C.3 L’UADF ne peut être tenue pour responsable des dénis de connexion au formulaire de réservation et des ralentissements ou échecs du traitement de validation de ce formulaire, qui seraient dus notamment à un trop grand nombre de connexions simultanées sur la Plateforme VENIO.
- UTILISATION – ACCÈS AU FESTIVAL
D.1 Les Titre d’accès Spécifique donnent accès à la manifestation correspondante durant toute la durée de celle-ci, selon les horaires indiqués sur la Plateforme VENIO, pour chaque catégorie, sauf indications contraires.
D.2 Lors du premier contrôle, les détenteurs de Titre d’accès Spécifique devront présenter leur Titre d’accès valide (imprimé par leurs soins ou sous forme dématérialisée, suivant les conditions de l’article 9 des CGP), ainsi que leur pièce d’identité en cours de validité.
D.3 Les éléments suivants sont remis à chaque détenteur d’un Titre d’accès Spécifique au point de contrôle avant l’entrée à la manifestation :
- Un badge nominatif (possiblement avec une photo type photo d'identité, permettant de vous identifier. Photo fournie par vos soins).
- Tout autre élément nécessaire à la bonne identification et à la bonne exécution du service lié au Titre d’accès Spécifique.
Ces éléments ne sont remis qu’une seule fois et sont indispensables aux détenteurs de Titres d’accès Spécifiques pour bénéficier des avantages liés à son type de Titre d’accès Spécifique et pour accéder à la manifestation. Aucun duplicata ne pourra être délivré.
Le Participant doit s’assurer d’avoir reçu chacun de ces éléments avant de quitter le point de contrôle. Aucune réclamation ne pourra être enregistrée ensuite.
D.4 Pour bénéficier des avantages liés aux Titre d’accès Spécifique, les détenteurs doivent présenter leur badge.
D.5 Les plus-values (selon le type de Titre d’accès Spécifique) sont à récupérer selon les modalités exprimées pour chaque Titre d’accès Spécifique. Aucun envoi postal ne pourra être effectué après la manifestation
CONDITIONS GENERALES DE LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Dans le cadre de l’exécution des prestations que VENIO s’engage à fournir à l’UADF et/ou aux associations diocésaines ci-après l’« Organisateur », permettant notamment l’utilisation de la solution VENIO, ci-après les « Services », VENIO est amenée à traiter, pour le compte de l’Organisateur, des données des participants aux évènements qui constituent des données à caractère personnel au sens du l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.
Conformément aux dispositions de l’article 28 du Règlement, les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles VENIO, en sa qualité de sous-traitant, s’engage à effectuer pour le compte de l’Organisateur, en sa qualité de responsable du traitement, les opérations de traitement de données à caractère personnel objet des Services.
Les présentes clauses de sous-traitance pourront faire l’objet de tout complément afin de prendre en compte les évolutions ultérieures des textes applicables en application du Règlement ou autre disposition législative ou règlementaire applicable, ce que chacune des parties reconnaisse et accepte.
1 - Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Dans le cadre de l’exécution des Services décrits aux présentes Conditions générales d’utilisation, VENIO est autorisée à traiter pour le compte de l’Organisateur les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les Services qui sont notamment :
- Le stockage et l’hébergement des données collectées par l’Organisateur dans le cadre de l’utilisation du Logiciel ;
- Le support technique et fonctionnel à l’utilisation et au paramétrage du Logiciel strictement limité aux opérations nécessaires à la maintenance, à la correction d’anomalies et à l’assistance des utilisateurs autorisés, à l’exclusion de tout autre traitement ou utilisation des données ;
- Le paramétrage du Logiciel, uniquement dans le cadre des instructions documentées de l’Organisateur et sous réserve que ces opérations soient réalisées par du personnel habilité, soumis à une obligation contractuelle de confidentialité;
- La mise à disposition des données à l’Organisateur via un back-office sécurisé, accessible uniquement par authentification individuelle et conforme aux exigences de l’article 32 du RGPD (confidentialité, intégrité, disponibilité, traçabilité).
VENIO s’engage à ne pas accéder, consulter ou exploiter les données personnelles pour des finalités autres que celles expressément prévues par le présent accord, et à limiter les accès internes aux seules personnes strictement nécessaires à l’exécution des Services.
L’Organisateur indique à VENIO que les finalités du traitement sont (i) la gestion des évènements qu’il organise par l’intermédiaire du Logiciel, (ii) la gestion de ses participants à l’évènement, et (iii) l’analyse statistiques desdites données.
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes sont les données des participants qui ont été collectées par l’Organisateur et sous sa responsabilité exclusive pour les besoins des évènements qu’il organise par l’intermédiaire du logiciel.
Les données collectées et traitées à ce titre sont l’ensemble des données renseignées par l’Organisateur relatifs aux évènements (ci-après les « Données »). Ces Données sont notamment des :
- Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, genre, photo d’identité, adresse postale, adresse email, responsable légal, numéro de téléphone, code tiers, fonction ;
- Données de transport et voyage : document d’identité, date de naissance, ville de naissance, pays de naissance, nationalité, allergie et régime alimentaire, mobilité (besoin d’assistance pour les déplacements);
- Données de facturation : numéros de carte bancaire, numéros BIC et IBAN en cas de prélèvement SEPA, numéros de référence du contrat, date et heure du paiement, moyen de paiement utilisé, date d’expiration du moyen de paiement, montant du paiement.
- Autres données dans le cadre de l’organisation de l’évènement : identité de la personne avec laquelle le participant souhaite partager sa chambre, droit à l’image, note pour l’hôtel, données relatives à la voix (chorale).
Le traitement des données à caractère personnel par VENIO est autorisé pour la durée de l’ Accord d’essai] et des Services associés.
Trois échéances sont actuellement définies dans VENIO concernant la conservation des données liées aux inscriptions (Annexe A art .28 RGPD).
2 - Obligations de VENIO vis-à-vis de l’Organisateur
VENIO s’engage à respecter les dispositions suivantes :
2.1 – Traitement des Données par VENIO
- Traiter uniquement les Données pour les finalités qui font l’objet de la sous-traitance.
- Traiter les Données conformément aux instructions documentées de l’Organisateur, figurant dans tout document adressé par l’Organisateur à VENIO. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.
Si VENIO considère qu’une instruction constitue une violation de la législation en matière de protection des données personnelles, il s’engage à en informer immédiatement l’Organisateur. L’Organisateur reconnaît et accepte que dans une telle hypothèse, VENIO pourra, à sa libre discrétion, suspendre l’exécution des instructions litigieuses tant qu’elle estime que celle-ci n’est pas conforme à la Législation.
Dans l’hypothèse où VENIO serait tenue de procéder à un traitement de Données en vertu d’une disposition impérative résultant du droit communautaire ou du droit français, elle informera l’Organisateur de cette obligation juridique avant le traitement des Données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
- Garantir la confidentialité des Données traitées dans le cadre des présentes.
- Veiller à n’accorder aux membres de son personnel l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données en vertu des présentes s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
- Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
- Appliquer des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaire si le traitement porte sur des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD.
2.2 – Transfert des Données hors Union Européenne
En cas de transfert de tout ou partie des Données vers un pays tiers, hors Union européenne, ou vers une organisation internationale, VENIO devra obtenir l’accord préalable écrit de l’Organisateur.
Dans l’hypothèse d’un tel transfert, VENIO s’engage à :
- informer préalablement l’Organisateur de la destination, de l’identité du destinataire et de la base juridique du transfert envisagé ;
- coopérer avec l’Organisateur pour déterminer la mesure de protection appropriée, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, règles d’entreprise contraignantes, etc.) ;
- réaliser et documenter une évaluation du niveau de protection offert par le pays tiers (Transfer Impact Assessment), et la communiquer à l’Organisateur sur demande ;
- ne pas conclure en son nom d’accords de transfert engageant l’Organisateur, sauf mandat écrit et limité à un transfert déterminé, expressément validé par ce dernier ; Dans ce cas, les Parties conviennent d’utiliser les clauses contractuelles types publiées par la Commission européenne pour encadrer les flux transfrontaliers de données à caractère personnel.
- veiller à ce que ses propres sous-traitants ultérieurs respectent les mêmes obligations de protection et ne procèdent à aucun transfert sans l’accord préalable de l’Organisateur.
VENIO demeure responsable de tout transfert effectué en violation de la présente clause.
2.3 – Sous-traitance
VENIO est autorisé à faire appel aux sous-traitants ultérieurs autorisés figurant dans la liste jointe en annexe B « art. 28 RGPD » pour les besoins de l’exécution des Services.
En acceptant les présentes clauses de sous-traitance, l’Organisateur autorise expressément et de manière globale VENIO à recruter d’autres sous-traitants ultérieurs et/ou à procéder à tout changement concernant le remplacement de sous-traitants ultérieurs, sous réserve d’en avoir préalablement informé l’Organisateur par écrit et notamment par mise à disposition de la liste des sous-traitants mise à jour et accessible sur la plateforme Venio. La liste devra contenir les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et l’existence éventuelle d’un transfert des Données en dehors de l’Union européenne.
VENIO informera le client par écrit et, le cas échéant, mettra à jour la plateforme et fournira au client un mécanisme lui permettant d'être informé de cette mise à jour concernant tout nouveau sous-traitant au moins trente (30) jours ouvrés avant de donner à ce sous-traitant l'accès aux Données. L’Organisateur pourra émettre toutes observations dans un délai de trente (30) jours ouvrés à compter de la notification de la liste modifiée.
La sous-traitance ne pourra être effectuée dans l’hypothèse où l’Organisateur émettrait une objection pendant le délai ainsi convenu portant sur l’absence de garantie d’un niveau de sécurité suffisant par le sous-traitant ultérieur ou du non-respect des dispositions des présentes ou de la législation applicable. En cas d’opposition fondée de l’Organisateur, les Parties conviennent de rechercher une solution alternative dans un délai raisonnable.
La liste actualisée des sous-traitants sera tenue à disposition de l’Organisateur et mise à jour à chaque modification.
VENIO est responsable du respect par ses sous-traitants des obligations de VENIO dans le présent accord de traitement de données. Lorsqu'elle engage un sous-traitant, VENIO s'assure par contrat écrit que celui-ci ne peut accéder aux données personnelles et les utiliser que pour fournir les services pour lesquels VENIO l'a engagé, et qu'il lui est interdit d'utiliser ces données à d'autres fins. VENIO s'assurera que les sous-traitants sont liés par des accords écrits qui les obligent à fournir au moins le niveau de protection des données exigé de VENIO par le présent accord, y compris les restrictions relatives à la divulgation des données traitées. VENIO s'engage à superviser les sous-traitants afin de s'assurer que ces obligations contractuelles sont respectées.
2.4 – Droit d’information des personnes concernées
Il appartient à l’Organisateur , en sa qualité de responsable du traitement, de fournir aux personnes concernées les informations requises par les articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679, notamment sur les finalités, les destinataires et la durée de conservation des Données.
2.5 – Exercice des droits des personnes concernées
Dans la mesure du possible, VENIO doit aider l’Organisateur à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, à savoir droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité des Données et de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
VENIO s’engage à coopérer avec l’Organisateur afin de lui permettre de satisfaire à cette obligation, notamment en lui fournissant, sur demande :
- la description des opérations de traitement réalisées pour le compte de l’Organisateur ;
- les informations relatives aux catégories de données traitées, aux destinataires éventuels, aux transferts hors UE et aux mesures de sécurité mises en œuvre ;
- et, le cas échéant, les moyens techniques nécessaires pour afficher ou mettre à disposition les mentions d’information (par exemple, dans les formulaires de collecte).
Dans ce cadre, lorsque les personnes concernées exercent auprès de VENIO lesdites demandes, il doit adresser ces demandes dès réception à l’Organisateur par courrier électronique à l’adresse de notification renseignée par celui-ci dans le contrat et par notification sur la plateforme de mise à disposition des Données.
2.6 – Notification des violations de données à caractère personnel
En cas de violation de Données, entendue comme toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données, VENIO s’engage à :
Procéder à toutes investigations utiles sur les manquements aux règles de protection, afin d’y remédier dans les plus brefs délais et/ou de diminuer dans la mesure du possible, l’impact de tels manquements auprès des personnes dont les données ont été collectées ;
- Notifier à l’Organisateur toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par email ; y compris lorsque la violation résulte d’un incident subi par l’un de ses sous-traitants ultérieurs ;
- Fournir à l’Organisateur toute documentation utile pour lui permettre pour lui permettre, le cas échéant, de notifier la violation à l’autorité de contrôle compétente et/ou aux personnes concernées ;
- Documenter la violation (nature, causes, durée, catégories de données et personnes concernées, impacts identifiés, mesures correctives mises en œuvre) et conserver les éléments de preuve disponibles ;
- Coopérer pleinement avec l’Organisateur, notamment en mettant à disposition les résultats de ses investigations, les journaux d’incidents, et les mesures correctives adoptées.
La notification doit contenir au moins :
- la description de la nature de la violation de Données y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de Données concernés ;
- le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
- la description des conséquences probables de la violation de Données;
- la description des mesures prises pour remédier à la violation de Données, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
2.7 – Aide de VENIO dans le cadre du respect par l’Organisateur de ses obligations
VENIO s’engage à aider l’Organisateur, dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à garantir le respect de ses obligations prévues aux articles 32 à 36 du Règlement (UE) 2016/679, notamment en ce qui concerne :
- la mise en œuvre et la mise à jour des mesures de sécurité appropriées ;
- la notification des violations de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle et, le cas échéant, aux personnes concernées ;
- la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) ;
- la consultation préalable de l’autorité de contrôle lorsque celle-ci est requise.
Cette assistance comprend la fourniture des informations nécessaires, la mise à disposition des résultats d’audit ou d’évaluations internes, et toute coopération raisonnable permettant à l’Organisateur de remplir ses obligations légales.
Les prestations d’assistance supplémentaires non prévues par le présent accord pourront donner lieu à une facturation distincte, sous réserve qu’elles excèdent manifestement les obligations légales de VENIO et qu’elles fassent l’objet d’un accord écrit préalable de l’Organisateur.
2.8 – Mesures de sécurité
VENIO s’engage à mettre en œuvre et maintenir toutes mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données personnelles pendant toute la durée des Services, en fonction de l’état des connaissances, les coûts de mise en œuvre et la nature, la portée et les finalités du traitement, ainsi que les risques que représentent ledit traitement pour les droits et libertés des personnes physiques, afin de garantir un niveau de sécurité adapté. VENIO s’engage notamment à mettre en œuvre toutes mesures propres à empêcher toute déformation, altération, endommagement, destruction de manière fortuite ou illicite, perte, divulgation et/ou tout accès non autorisé par un tiers aux données personnelles transmises, stockées ou traitées d'une autre manière.
Dans ce cadre, VENIO s‘engage à prendre les mesures décrites dans la Politique de sécurité de la société, qu’elle tient à disposition de l’Organisateur sur simple demande, ainsi que les informations raisonnablement demandées par l'organisateur concernant les pratiques et politiques de sécurité VENIO.
Afin de garantir la protection des données personnelles, VENIO met notamment en œuvre les mesures organisationnelles et techniques suivantes :
-
- Une politique de mise à jour de sécurité des applicatifs et des systèmes serveurs est appliquée afin de maintenir les systèmes à jour contre les vulnérabilités connues.
- Les droits d’accès sont gérés de manière granulaire, en fonction des rôles et des événements, et assortis d’un principe de moindre privilège.
- Des exigences renforcées s’appliquent aux mots de passe : complexité, contrôle contre les listes de mots de passe compromis.
- Les comptes inactifs sont automatiquement désactivés, ainsi que les accès des gestionnaires aux événements archivés, afin de prévenir les risques liés aux comptes dormants.
- L’authentification multifacteur (MFA) sera obligatoire à compter du 1er janvier 2026 pour les comptes administrateurs.
- Des évaluations régulières de la sécurité sont réalisées, incluant un test d’intrusion programmé fin 2025, confié à une agence de cybersécurité indépendante.
- Des journaux d’audit sont conservés et analysés afin de détecter les accès anormaux, l’ensemble étant complété par des sauvegardes sécurisées et des procédures de réponse aux incidents.
En cas de modification des mesures techniques mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données, VENIO s’engage à les remplacer par des mesures n’emportant pas de régression du niveau de sécurité et à en informer l’Organisateur, dans les plus brefs délais, par écrit.
2.9 – Sort des Données
Conformément aux paramétrages réalisés par l’Organisateur dans le Logiciel Venio, certaines données à caractère personnel sont automatiquement supprimées ou anonymisées à l’issue de délais définis. Ces délais sont configurables par l’Organisateur et portent notamment sur :
Fermeture d’un événement :
À l’issue du nombre de jours défini après la date de fin de l’événement, celui-ci passe en statut "fermé", à cette date, une donnée marquée comme "sensible" par l’Organisateur dans les champs du formulaire, sera automatiquement effacée.
Archivage d’un événement :
Les événements sont automatiquement archivés au terme du délai paramétré par l’Organisateur, à cette date, les réponses aux questions personnalisées ainsi que les documents transmis par les inscrits sont supprimées de la base.
Suppression d’un contact CRM :
Tout contact inactif depuis le nombre d’années paramétré est automatiquement supprimé.
Par ailleurs, pendant la durée du contrat, certaines Données peuvent être automatiquement supprimées ou anonymisées conformément aux paramètres définis par l’Organisateur dans le Logiciel (fermeture ou archivage d’événements, suppression de contacts inactifs, etc.). VENIO veille à ce que ces fonctionnalités soient paramétrables, effectives et documentées.
VENIO s’engage à ne conserver aucune Donnée au-delà des durées paramétrées par l’Organisateur, sauf obligation légale ou réglementaire contraire.
À l’issue de la prestation ou à la clôture du contrat, pour quelque cause que ce soit, VENIO s’engage, sur instruction écrite de l’Organisateur, à :
- restituer à l’Organisateur l’ensemble des Données à caractère personnel traitées pour son compte, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
- effacer définitivement toutes les copies desdites Données (y compris dans les environnements de sauvegarde et de test) dans un délai maximum de dix (10) jours suivant la restitution, sauf obligation légale contraire de conservation, dont VENIO informera l’Organisateur ;
- attester par écrit de la bonne exécution de cette suppression.
2.10 – Délégué à la protection des données de VENIO
VENIO informe l’Organisateur avoir nommé un délégué à la protection qui répond à l’adresse suivante :
2.11 – Registre des catégories d’activité de traitement
VENIO déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de l’Organisateur comprenant :
- le nom et les coordonnées de l’Organisateur pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants ultérieurs et, le cas échéant, du délégué à la protection des Données ;
- les catégories de traitements effectués pour le compte de l’Organisateur ;
- le cas échéant, les transferts de Données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du Règlement, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ;
- dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
- la pseudonymisation et le chiffrement des données;
- des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
- des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
2.12 - Documentation
VENIO met à la disposition de l’Organisateur la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations au titre des présentes clauses de sous-traitance, qu’il s’engage à fournir sur simple demande.
La preuve de ces mesures peut être fournie au moyen de certificats valides, de rapports ou d’extraits de rapports délivrés par des autorités indépendantes (telles qu’un auditeur, un chargé d’audit, un délégué à la protection des données, le département de sécurité informatique, les auditeurs chargés de la protection des données, les auditeurs qualité) ou d’une certification adaptée émanant de la sécurité informatique ou de l’audit sur la protection des données.
L’Organisateur ou tout auditeur tiers indépendant qu’il mandate peut réaliser des audits ou inspections pour vérifier le respect par VENIO de ses obligations légales et contractuelles, au maximum une fois par an, et également en cas d’incident de sécurité significatif ou sur demande motivée de l’autorité de contrôle.
L’Organisateur est tenu d’informer VENIO de toute opération de contrôle au moins quinze (15) jours ouvrés avant la date dudit contrôle. Les personnes chargées de réalisées cet audit par l’Organisateur s’engagent à protéger la confidentialité vis-à-vis de VENIO. Cette obligation de confidentialité doit satisfaire des exigences élevées de sécurité. Les personnes employées ne peuvent entretenir une quelconque relation avec un concurrent de VENIO.
VENIO s’engage à répondre aux demandes d’audit de l’Organisateur effectuées par lui-même ou par un tiers de confiance qu’il aura sélectionné, reconnu en tant qu’auditeur indépendant, c'est-à-dire indépendant de VENIO, ayant une qualification adéquate, et libre de fournir les détails de ses remarques et conclusion d’audit au responsable de traitement.
VENIO coopère pleinement à ces audits et met à disposition les informations, systèmes et locaux nécessaires. Les coûts normaux d’assistance à l’audit sont compris dans le prix des Services ; seuls les coûts exceptionnels feront l’objet d’un devis préalable accepté par l’Organisateur.
3 - Obligations de l’Organisateur vis-à-vis de VENIO
L’Organisateur s’engage à :
- Fournir à VENIO les informations suivantes, afin de lui permettre d’établir son registre des traitements de sous-traitant :
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- Le nom et les coordonnées de l’Organisateur ou de tout autre responsable du traitement lorsque le traitement est opéré pour plusieurs responsables de traitement ;
- Les coordonnées du Délégué à la protection des données de l’Organisateur.
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- Fournir à VENIO les Données nécessaires à l’exécution des Services ;
- Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par VENIO.
- Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen ;
- Superviser le traitement.
4 - Coopération en cas de contrôle
En cas de contrôle d’une autorité compétente, les Parties s’engagent à coopérer entre elles et avec l’autorité de contrôle.
Dans le cas où le contrôle mené ne concernerait que les traitements mis en œuvre par VENIO en tant que responsable de traitement, VENIO fera son affaire du contrôle et s’interdira de communiquer ou de faire état des Données de l’Organisateur.
Dans le cas où le contrôle mené chez VENIO concernerait les traitements mis en œuvre au nom et pour le compte de l’Organisateur, VENIO s’engage à en informer immédiatement l’Organisateur et à ne prendre aucun engagement pour lui.
En cas de contrôle d’une autorité compétente chez l’Organisateur portant notamment sur les prestations délivrées par VENIO, ce dernier s’engage à coopérer avec l’Organisateur et à lui fournir toute information dont il pourrait avoir besoin ou qui s’avèrerait nécessaire.
La présente charte est entrée en vigueur le 1er décembre 2025.